Trocar de provedor de e-mail dá medo por um bom motivo: o e-mail da empresa guarda orçamentos, combinados e histórico de clientes. A boa notícia é que dá para migrar sem perder nada, desde que a ordem das etapas seja respeitada. O erro mais comum é cancelar o serviço antigo antes de conferir que tudo foi para o novo.
1. Faça o levantamento
- Quais caixas existem e quem usa cada uma.
- Quais apelidos e redirecionamentos existem, como contato@ e financeiro@.
- Quanto cada caixa ocupa de espaço, para saber o tamanho da cópia.
- Onde cada pessoa acessa: celular, computador, webmail.
- Quais sistemas mandam e-mail em nome do domínio, como site, CRM e cobrança.
2. Crie as caixas no novo provedor
Crie cada caixa com o mesmo endereço e os mesmos apelidos. Neste ponto o e-mail ainda chega no provedor antigo, porque o MX não mudou, e isso é o que se quer.
3. Copie as mensagens antes de trocar o MX
Há dois caminhos comuns:
- Pelo aplicativo de e-mail. Configure a caixa antiga e a nova no mesmo aplicativo, por IMAP, e arraste as pastas de uma para a outra. Funciona bem para caixas pequenas.
- Por uma ferramenta de cópia IMAP. Ela copia pasta por pasta de um servidor para o outro, sem passar pelo seu computador. É o caminho para caixas grandes. No E-mail Profissional da Linx, abra um chamado e a gente orienta a importação.
Atenção: o IMAP copia e-mails, e contatos e agenda não vão junto. Exporte essas partes à parte, em um arquivo, pelo próprio provedor antigo.
4. Troque o MX
Com as mensagens copiadas, publique os registros de DNS do novo provedor: MX, SPF, DKIM e DMARC. Se você puder, diminua o TTL do registro MX algumas horas antes, para a troca valer mais rápido. O guia de DNS no Registro.br mostra onde criar cada um.
5. Mantenha os dois ativos por alguns dias
Nem todo servidor do mundo enxerga a mudança de DNS no mesmo minuto. Durante algum tempo, parte das mensagens ainda vai para o provedor antigo. Por isso o serviço antigo precisa continuar ativo, e uma segunda cópia das mensagens novas, depois de alguns dias, apanha o que ficou para trás.
6. Reconfigure celulares e sistemas
- Refaça a conta nos celulares e computadores com os servidores do novo provedor.
- Atualize o servidor de envio dos sistemas que mandam e-mail em nome do domínio.
- Confira que esses sistemas estão no SPF do domínio.
7. Só então cancele o antigo
Antes de cancelar, compare a quantidade de mensagens de cada pasta importante nas duas caixas, e peça para uma pessoa de cada área abrir o e-mail e confirmar que o histórico está lá. Cancelar é a última etapa, nunca a primeira.
